Arrangementssjef er leder for arrangementsgruppa som organiserer og gjennomfører ulike arrangementer gjennom året. Arrangementsgruppa består i tillegg av mer selvstendige undergrupper som Brettspill og Magic The Gathering (MtG).

Notat: Formål, bredt spekter. Forslag til arrangementsplan som presenteres for Hovedstyret.

Årsplan/Tidsbestemte hendelser

Før semesterstart planlegges hvilke arrangementer som skal avholdes og forsøke å fastsette datoer for disse. 
Det er flere tradisjonsrike arrangementer som har blitt avholdt på disse tider og disse bør planlegges i følgende tid. Dette er et minimum, hvor det er åpent for flere arrangementer gjennom semesteret.

Ansvarsområde

• Alle ansvar som medfølger å være et hovedstyremedlem

• Opprette en arrplan (arr.cyb.no) og holde både den og kalenderen på wikien (wiki.cyb.no) oppdatert med kommende arrangementer

• Lederansvar for arrgruppen

• Finne arrmestere til å gjennomføre arrangementer

• Finne noen til å gjennomføre IFI-skitur, IFI-LAN, brettspillkvelder, quiz, og whiskyseminar

• Arrangere, eller finne noen til å arrangere, arrgruppas internfest med en gang i semesteret

• Kommunisere med utlånsansvarlig for å unngå dobbeltbookinger

• Koordinere med pr-ansvarlig så det blir lagt ut PR i god tid

Ikke ditt ansvarsområde

• Være arrmester og gjennomføre arrangementer

  • Feks arrangere IFI-Galla, Skitur etc etc

• Finne funker til bar

Arrangementsplanen

Forslag for arrangementsplanen skal være satt til første hovedstyremøte i semesteret. Det er viktig at man har snakket med arrangementsmestre om tidene. Man trenger ikke nødvendigvis å ta tidspunktene i et møte, da man også kan benytte facebook.

Sørg for at det kun settes opp arrangementer som gjennomføres.

Føre inn datoer på arr.cyb.no. La mestrene og funksjonærer fylle ut navn selv.

Folk har større gjennomføringsvilje om de får et område som de interesserer seg for, så det er viktig å ha en person som er ansvarlig for et arrangementstype. Det vil si en som er ansvarlig for galla, en som er ansvarlig for brettspill, en som er ansvarlig for quiz osv. Om noen ønsker

å ha arrangementer utenom deres hovedområdet, så får de lov til dette så fremt det ikke går utover kjernearrangementene som de avholder og det ikke er andres hovedområde: Om det er andre sine hovedområde må de gjerne være deres funksjonærer, eller høre med dem om det

er greit for dem om de tar ansvaret for det og det arrangementet.

Møter

Hold møter annen hver uke. Et møter bør avholdes hver måned, hvor alle møter. Et annet møte bør avholdes til arbeidsmøte, hvor man kan sitte å arbeide med arrangementet.

Om du trenger å ta opp noe utenom møtene, så benytt deg av facebook og slack. Sett også av et fast tidsrom i uka, hvor folk kan kontakte deg om det er noe de har behov for å snakke om.

Jo, tettere man dialog man har i starten, jo, mindre dialog trenger man senere. Det finnes ikke noe forskjell mellom ferske og selvstendige mestre.

Alle møter skal ha kaffe.

Om folk ikke dukker opp på møter, så ta kontakt med dem selv og spør hvorfor de ikke kommer. Om de har mye å gjøre, så spør om de har tid til å gjennomføre arrangementet sitt eller har mistet lysten deres.

Mestre

Mestre skal få nostra-kort etter å ha arrangert tre arrangementer for å få nostra-kort. Unntaket er om de arrangerer Galla og ifi-lan får nostra kort, da får de nostra-kort etter arrangementet har blitt avholdt, da dette tar mye planlegging.

Nostra-kort utleveres etter mestrene har signert seg opp på de skiftene som trengs for å få nostra-kort, og man har nostra-kortene tilgjengelig.

Om det oppstår en situasjon hvor folk ikke svarer, så be leder om å ta kontakt med vedkommende.

Mestrene sin arbeidsrolle:

• Skaffer deg dine egne funksjonærer

• La de få lese- og skrivetilganger til å svare på skjemaer

• Arrangerer arrangementet

• gjennomføre planlegging

• gjennomføring organisering

• Spør funksjonærer om hvordan de føler det går.

• dokumenter arrangementet

• La mestre håndtere økonomien for arrangementene deres selv.

• pynter og rydder dagen etter internfest.

Mestrene forventer at du:

• Svarer dem når du stiller spørsmål.

• Har en holdning om å løse ting sammen, så ikke fortell dem at dette skulle du ha fikset. Fiks premier eg. kaker og bonger for arrangementsmestre.

• Hjelper dem med en gang de ber om hjelp.

• Gir ros når de har gjort ting bra

• Gir konstruktiv kritikk dersom de ikke har fulgt opp.

Funksjonærer:

Funksjonærene sitt arbeidsområde:

• Hjelpe funksjonærer

Funksjonærene forventer at du:

• Ber dem på møter.

Leder

• Gjør alt administrativt arbeid

• Gi beskjed til leder og andre i hovedgruppa om det er noe.

• Legg til mestre i mailingslistene: sympa.uio.no/cyb.no. Alle som er

Arrangementer

Alle overfor nevnte arrangementene er god.

ifi-Lan er ofte avlyst, så sørg for å få tak i mestre i god nok tide.

Om man ønsker å starte nye arrangementer, blir det godt så dyrk det og styrk det.

Jo, mer man planlegger jo, mindre vellykket blir arrangementet.

Benytt JIRA når man planlegger arrangementer.

Internfesten skal ha masse øl og ha så lite planlegging involvert som mulig.  Arrangementsgruppa tar pynt og rydder sammen dagen etterpå.

Økonomi

Mestrene kan håndtere dette selv, men sørg for å minne dem om at budgettet er veiledende og at de bør prøve å holde det.

Planlegg godt, fordi dersom du kommer i etterkant for å spørre om penger, så vil du få kritikk.

Sosiale midler går til middag. Dette er en av CYB arrangement sine tradisjoner.

Før møtekaffe på apparatet.

Tilgjengelighet

Mestrene føler seg:

• sett om noen ting har tatt lang tid, så spør hva dette skyldes av.

• imøtekommen om man er innstilt på å hjelpe.

Man skal ikke være tilgjengelig for alle døgnet rundt. Sjekk gjennom slack og mail en gang om dagen, utenom dette så er det viktig at du ber dem ringe deg om det virkelig er en hastesak.

Benytt deg av slack til å kommunisere med mestre, både for at jobben skal bli enklere for din etterkommer.

Rapporter

• Vår 2016: Cindy Madeleine Svendsen Ceesay

• Vår 2015-Høst 2015: ![](plugins/servlet/confluence/placeholder/error "Cannot invoke "javax.servlet.http.HttpServletRequest.getSession()" because "request" is nullundefined")

• Vår 2014- Høst 2014: ![](plugins/servlet/confluence/placeholder/error "Cannot invoke "javax.servlet.http.HttpServletRequest.getSession()" because "request" is nullundefined")

• Vår 2013 - Høst 2013: ![](plugins/servlet/confluence/placeholder/error "Cannot invoke "javax.servlet.http.HttpServletRequest.getSession()" because "request" is nullundefined")

• Høst 2012: Arrangementssjef Arnab Datta

• Vår 2012: ![](plugins/servlet/confluence/placeholder/error "Cannot invoke "javax.servlet.http.HttpServletRequest.getSession()" because "request" is nullundefined")

• Høst 2011: ![](plugins/servlet/confluence/placeholder/error "Cannot invoke "javax.servlet.http.HttpServletRequest.getSession()" because "request" is nullundefined")

• Vår 2011:

  1. Arrangementsansvarlig Annabelle Tully

  2. ![](plugins/servlet/confluence/placeholder/error "Cannot invoke "javax.servlet.http.HttpServletRequest.getSession()" because "request" is nullundefined")